엑셀로 공급업체 주문 추적하기: 작동하는 레이아웃, 한계에 이르기 전까지.
스프레드시트를 쓸 거라면 제대로 된 것을 쓰세요. 여기 레이아웃과 — 그만둬야 할 신호를 정리했습니다.
요약. 엑셀이나 구글 시트에서 발주서와 선적을 추적하기 위한 실용적인 열 구성, 추가할 가치가 있는 수식들, 그리고 스프레드시트가 더 이상 적합한 도구가 아니게 되는 시점을 설명합니다.
열 구성
주문당 한 행(또는 주문이 분할 선적되면 선적당 한 행). 셀당 값 하나를 유지하고 날짜는 실제 날짜 형식으로 입력하세요.
- 주문명 · 발주번호 · 공급업체 · 제품 · 수량 · 단위 · 가격 · 통화 · 인코텀즈
- 결제조건 · 선불 지급일 · 잔금(수식) · 송장번호 · 송장 상태 · 지급일(날짜, 참조번호)
- 단계(드롭다운: 샘플, 견적, 발주, 생산, 수출통관, 출항, 선적서류, 항구도착, 수입통관, 입고, 송장, 결제, 검사, 피드백)
- ETD · ETA · 선박/선사 · 컨테이너 · B/L 번호 · 추적 링크
- 서류: B/L ✓ · CI ✓ · PL ✓ · CO ✓ · COA ✓ · 위생증명서 ✓(각각 한 열)
- 프리타임(일) · 양하일 · 최종 무료일(수식) · 브로커
- 필요일 · 지연 여부(수식) · 담당 차례 · 비고 · 최종 업데이트
추가할 가치가 있는 수식
- 잔금 기한 = 기준일 + net 일수(결제기한 참고).
- 최종 무료일 = 양하일 + 무료일수.
- 지연 여부 = IF(ETA > 필요일, “지연”, “”).
- 대기일 = TODAY() − 최종 업데이트, 5일과 10일에 조건부 서식.
- 서류 완비 = 체크 열의 COUNTA를 해당 목적지에 필요한 개수와 대조.
지속 가능하게 만드는 규칙
- 시트당 소유자는 한 명; 나머지는 댓글로 참여.
- 매일 정해진 시간에, 받은 편지함부터, 오래된 것부터 업데이트하세요.
- 행을 삭제하지 말고 완료로 표시하세요.
- 공급업체용 두 번째 탭을 유지하세요(담당자, 은행 정보, 만료일이 있는 인증서).
한계에 이르는 지점
대략 오픈 주문 40건, 담당자 세 명, 또는 언어 두 개를 넘어서면서입니다. 업데이트하려면 모든 사람의 이메일을 읽어야 하기 때문에 시트는 최신 상태를 유지하지 못하게 되고, 공급업체는 볼 수 없으며, 고객은 그래도 물어보고, 담당자가 퇴사하면 시트도 함께 사라집니다. 문제는 스프레드시트 자체가 아니라 스프레드시트가 이메일을 읽을 수 없다는 것입니다.
Pacifica는 이메일과 ERP 기록 자체로부터 동일한 표를 구성하고, 위의 모든 열을 (각 값의 출처와 시각과 함께) 유지하며, 원하면 언제든 CSV로 내보내 스프레드시트로 되돌릴 수 있습니다.
질문
무료 템플릿이 있나요?
위의 열 목록이 곧 템플릿입니다. 시트에 붙여넣고 단계용 드롭다운과 세 가지 수식을 추가하세요. 날짜는 날짜 형식으로 유지하세요.
엑셀인가요, 구글 시트인가요?
여러 명이 업데이트한다면 시트를, ERP 내보내기 파일과 함께 공유 드라이브에 있어야 한다면 엑셀을 사용하세요. 둘 다 받은 편지함은 읽지 못합니다.
언제 스프레드시트를 벗어나야 하나요?
“어디 있어요?”라는 질문이 매일 나올 때, 공급업체나 고객이 상태를 봐야 할 때, 또는 동료가 퇴사하면서 지식이 함께 사라질 때입니다.