Seguimiento de pedidos a proveedores en Excel: un diseño que funciona, hasta que deja de hacerlo.
Si vas a usar una hoja de cálculo, usa una buena. Aquí está el diseño, y las señales de que es hora de dejarlo.
En resumen. Un diseño de columnas práctico para seguir órdenes de compra y envíos en Excel o Google Sheets, las fórmulas que vale la pena añadir, y el punto en el que una hoja de cálculo deja de ser la herramienta adecuada.
Las columnas
Una fila por pedido (o por envío si un pedido se embarca en partes). Mantén un valor por celda y las fechas como fechas reales.
- Nombre del pedido · Número de orden de compra · Proveedor · Producto · Cantidad · Unidad · Precio · Moneda · Incoterm
- Condiciones de pago · Anticipo pagado (fecha) · Saldo pendiente (fórmula) · Número de factura · Estado de factura · Pagado (fecha, referencia)
- Etapa (una lista desplegable: Muestra, Cotización, Orden de compra, Producción, Despacho de exportación, Salida, Documentos de embarque, Llegada al puerto, Despacho de importación, Mercancía recibida, Factura, Pago, Inspección, Feedback)
- ETD · ETA · Buque / naviera · Contenedor · Número de B/L · Enlace de seguimiento
- Documentos: B/L ✓ · Factura comercial ✓ · Lista de empaque ✓ · CO ✓ · COA ✓ · Sanitario ✓ (una columna cada uno)
- Tiempo libre (días) · Fecha de descarga · Último día libre (fórmula) · Agente de aduanas
- Fecha límite de necesidad · ¿Tarde? (fórmula) · A quién le toca · Notas · Última actualización
Fórmulas que vale la pena añadir
- Saldo pendiente = fecha disparador + días netos (ver fechas de vencimiento).
- Último día libre = fecha de descarga + días libres.
- ¿Tarde? = SI(ETA > fecha límite de necesidad, “TARDE”, “”).
- Días de espera = HOY() − última actualización, con formato condicional a los 5 y 10 días.
- Documentos completos = CONTARA de las columnas marcadas frente al número requerido para ese destino.
Reglas que la mantienen viva
- Un responsable por hoja; todos los demás comentan.
- Actualízala a una hora fija cada día, desde la bandeja de entrada, de lo más antiguo a lo más reciente.
- Nunca borres filas; márcalas como cerradas.
- Mantén una segunda pestaña para proveedores (contactos, datos bancarios, certificados con caducidad).
Dónde se rompe
En torno a cuarenta pedidos abiertos, tres personas, o dos idiomas. La hoja deja de estar al día porque actualizarla significa leer el correo de todos; el proveedor no puede verla; el cliente pregunta de todos modos; y cuando el responsable se va, la hoja se va con él. El fallo no es la hoja de cálculo: es que una hoja de cálculo no puede leer el correo.
Pacifica construye la misma tabla a partir de los propios correos y registros del ERP, mantiene cada columna anterior (con una fuente y una hora en cada valor), y la exporta como CSV cuando quieras recuperar la hoja de cálculo.
Preguntas
¿Hay una plantilla gratuita?
La lista de columnas anterior es la plantilla; pégala en una hoja y añade la lista desplegable para Etapa y las tres fórmulas. Mantén las fechas como fechas.
¿Excel o Google Sheets?
Sheets si más de una persona la actualiza; Excel si debe vivir en una unidad compartida con las exportaciones del ERP. Ninguno lee tu bandeja de entrada.
¿Cuándo deberíamos dejar las hojas de cálculo?
Cuando “¿dónde está?” se pregunta a diario, cuando los proveedores o clientes necesitan ver el estado, o cuando la marcha de un compañero se llevaría el conocimiento con él.
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