“¿Cuándo se nos pagará?” — respondido antes de que se pregunte.

Estado de facturas con motivos de bloqueo, fechas de vencimiento calculadas a partir de las condiciones, y el verdadero coste en destino de cada pedido.

Lo que obtiene finanzas

• Un solo vocabulario de facturas. Esperando factura → recibida, en proceso → bloqueada (motivo, a quién le toca) → aprobada, paga en fecha → pagada, referencia. Las mismas palabras para el comprador, el proveedor y el ERP.
• Fechas de vencimiento antes de que el ERP las registre. “70% T/T contra copia del B/L, Net 60” se convierte en una fecha en cuanto llega el B/L.
• Facturas bloqueadas con la solución. “Factura de 10.000 kg frente a 9.900 kg recibidos; una nota de crédito por 100 kg libera el pago.” El proveedor ve la misma frase.
• Páginas según el método. Barreras de anticipo T/T, avisos de vencimiento y última fecha de embarque de la L/C, recordatorios de documentos contra pago (D/P).
• Líneas de coste por pedido. Flete, seguro, aranceles, gestión aduanera, demoras, comisiones bancarias, reclamaciones —con fuente y estado, agregadas al coste en destino por unidad.

Lo que deja de ocurrir

Proveedores que escriben a tres personas para preguntar por una factura. Compras que reenvía esos correos a cuentas por pagar. Cuentas por pagar que lo busca en el ERP y escribe la respuesta de vuelta. Todos haciéndolo otra vez el mes siguiente.

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