面向财务团队
“我们什么时候能收到付款？”——在被问到之前就已有答案。
发票状态及卡住原因、根据条款自动计算的到期日，以及每个订单真实的到岸成本。
财务团队能获得什么
- 统一的发票状态用语。待开票→已收到、处理中→已卡住（原因、该谁行动）→已批准，将于某日期付款→已付款，附凭证。买方、供应商和ERP使用的都是同一套措辞。
- ERP录入之前就已算出到期日。“凭提单副本付70%电汇，Net 60”，提单一到手，立即转化为一个具体日期。
- 被卡住的发票附带解决方案。“发票开具10,000公斤，实际收货9,900公斤；开具100公斤的贷记单即可放行付款。”供应商看到的是同一句话。
- 按付款方式适配的页面。电汇预付款关口、信用证有效期和最迟装运日提醒、付款交单相关提醒。
- 每个订单的成本明细。运费、保险、关税、报关费、滞港/滞箱费、银行费用、索赔——各自附有来源和状态，汇总为单位到岸成本。
不再发生的事情
供应商为一张发票同时发邮件给三个人询问。采购部门把这些邮件转发给应付账款部门。应付账款部门在ERP中查找并手动回复。下个月同样的事情又重演一遍。