指南
用Excel跟踪供应商订单：能用但有极限的表格布局。
如果你打算使用表格，那就用一份好的表格。以下是推荐的布局——以及该考虑放弃表格的信号。
简而言之。一套在Excel或Google表格中跟踪采购订单和货运的实用列布局、值得添加的公式，以及表格不再适用的临界点。
列的设置
每个订单一行（如订单分批出运，则每票货一行）。每个单元格只填一个值，日期使用真正的日期格式。
- 订单名称 · 采购订单号 · 供应商 · 产品 · 数量 · 单位 · 价格 · 货币 · 贸易术语
- 付款条款 · 预付款（日期） · 应付余款（公式） · 发票号 · 发票状态 · 已付款（日期、凭证）
- 阶段（下拉菜单：样品、报价、采购订单、生产、出口清关、开船、出运单证、到港、进口清关、收货、发票、付款、验货、反馈）
- 预计开船日 · 预计到港日 · 船名/船公司 · 集装箱号 · 提单号 · 追踪链接
- 单证：提单✓ · 商业发票✓ · 装箱单✓ · 原产地证✓ · 检验报告✓ · 卫生证书✓（各占一列）
- 免箱期（天） · 卸货日期 · 最后免费日（公式） · 报关行
- 需求日期 · 是否延误？（公式） · 该谁行动 · 备注 · 最后更新时间
值得添加的公式
- 应付余款 = 触发日期 + 账期天数（参见到期日）。
- 最后免费日 = 卸货日期 + 免费天数。
- 是否延误？= IF(预计到港日 > 需求日期, “延误”, “”)。
- 等待天数 = TODAY() − 最后更新时间，在达到5天和10天时进行条件格式提醒。
- 单证是否齐全 = 对勾选列进行COUNTA统计，并与该目的地所需数量对比。
让表格保持可用的规则
- 每份表格设一名负责人；其他人只能评论。
- 每天固定时间更新，从邮箱最早的邮件开始处理。
- 永不删除行；标记为已关闭即可。
- 另设一个供应商信息标签页（联系人、银行信息、附有效期的证书）。
表格失效的临界点
通常发生在同时约有四十个未结订单、三个人共同维护，或涉及两种语言的时候。表格之所以不再准确，是因为更新它意味着要读遍所有人的邮件；供应商看不到它；客户还是照样来问；一旦负责人离职，这份表格的知识也随之流失。问题不在表格本身——而在于表格无法读取邮件。
Pacifica会直接根据邮件和ERP记录本身构建同样的表格，保留上述每一列（每个值都附有来源和时间），并可随时导出为CSV，找回你熟悉的表格形式。
常见问题
有免费模板吗？
以上列出的列表就是模板；将其粘贴到表格中，并添加“阶段”下拉菜单和上述三个公式即可。日期请始终保持为日期格式。
用Excel还是Google表格？
如果多人共同更新，用Google表格；如果需要与ERP导出文件放在同一个共享盘中，用Excel。但两者都无法读取你的邮箱。
我们什么时候该放弃表格？
当每天都有人问“它现在在哪儿”，当供应商或客户需要看到状态，或当某位同事离职会带走相关知识时，就是该放弃的时候了。