ガイド
Excelでのサプライヤー注文管理:機能するレイアウト、限界が来るまで。
スプレッドシートを使うなら、良いものを使いましょう。ここではそのレイアウトと、そろそろ卒業すべきサインを解説します。
要点。ExcelやGoogleスプレッドシートで発注書・船積みを管理するための実用的な列レイアウト、追加すべき数式、そしてスプレッドシートが適切なツールでなくなる転換点を解説します。
列構成
1注文につき1行(分割出荷の場合は船積みごとに1行)。1セルに1つの値を入れ、日付は実際の日付形式で管理してください。
- 注文名・発注番号・サプライヤー・製品・数量・単位・価格・通貨・インコタームズ
- 支払条件・前払い実施日・残金期日(数式)・請求書番号・請求書ステータス・支払完了(日付、参照番号)
- ステージ(ドロップダウン:サンプル、見積、発注、生産、輸出通関、出港、船積書類、港到着、輸入通関、貨物受領、請求書、支払い、検査、フィードバック)
- ETD・ETA・船名/船会社・コンテナ番号・B/L番号・追跡リンク
- 書類:B/L✓・送り状✓・パッキングリスト✓・CO✓・COA✓・衛生証明書✓(各項目1列)
- フリータイム(日数)・荷降ろし日・フリータイム最終日(数式)・通関業者
- 必要納期・遅延判定(数式)・対応待ちの相手・備考・最終更新日
追加すべき数式
- 残金期日=起算日+Net日数(支払期日を参照)。
- フリータイム最終日=荷降ろし日+フリーデイズ。
- 遅延判定=IF(ETA>必要納期,「遅延」,「」)。
- 待機日数=TODAY()−最終更新日。5日・10日で条件付き書式を設定。
- 書類完備=その仕向地の必要件数に対する、チェック済み列のCOUNTA。
維持するためのルール
- シートごとに担当者を1名に限定し、他の人はコメントのみとする。
- 毎日決まった時間に、受信トレイの古いものから順に更新する。
- 行は削除せず、完了としてマークする。
- サプライヤー情報用の別タブを用意する(連絡先、銀行情報、有効期限付き証明書)。
限界が来るポイント
おおよそ40件の未完了注文、3人の担当者、または2つの言語を超えたあたりです。シートを最新に保つには全員のメールを読む必要があり、サプライヤーはそれを見られず、それでも顧客からは問い合わせが来て、担当者が退職すればシートごと知識が失われます。問題はスプレッドシートそのものではなく、スプレッドシートがメールを読めないことです。
Pacificaは同じ表を、メールとERPのレコードから自動的に構築し、上記のすべての列を(各値の出所と時刻つきで)保持し、いつでもCSVとしてスプレッドシート形式で出力できます。
よくある質問
無料のテンプレートはありますか?
上記の列一覧がテンプレートです。シートに貼り付けて、ステージのドロップダウンと3つの数式を追加してください。日付は必ず日付形式で管理してください。
ExcelとGoogleスプレッドシート、どちらを使うべきですか?
複数人で更新するならGoogleスプレッドシート、ERPのエクスポートとともに共有ドライブで管理するならExcelです。どちらも受信トレイは読めません。
いつスプレッドシートから移行すべきですか?
「あれはどこ?」と毎日聞かれるようになったとき、サプライヤーや顧客がステータスを確認する必要が出てきたとき、または同僚が退職すればその知識も一緒に失われてしまう状況になったときです。