구매요청, 견적, 발주서: 세 개의 서류, 하나의 의도.
구매요청은 “필요하다”고 말합니다. 발주서는 “구매했다”고 말합니다. 정작 중요한 일은 그 사이에서 일어납니다.
요약. 구매요청은 구매를 위한 내부 계획이고, 발주서는 공급업체에 대한 확약입니다. 각각 무엇을 담고 누가 소유하는지, 그리고 그 사이(견적, 샘플)를 추적하는 것이 왜 대부분의 지연을 드러내는지 설명합니다.
구매요청(Purchase requisition)
내부 기록입니다. 공장이나 계획 담당자가 무엇이, 얼마나, 언제까지, 대략 어떤 가격에 필요한지 명시합니다. 공급업체에 전달되지 않습니다. 구매팀이 무엇을 소싱해야 하는지, 재무팀이 무엇이 다가오는지 알기 위해 존재합니다. 많은 회사에서 ERP에 존재하고, 다른 많은 회사에서는 스프레드시트나 계획팀의 이메일로 존재합니다.
견적(Quotation)
공급업체의 답변입니다. 가격, 통화, 단위, 인코텀즈, 결제조건, 유효기간. 협상은 여기서 이루어집니다. 신규 제품이나 신규 공급업체의 경우 보통 샘플과 품질분석증명서가 선행되거나 함께 옵니다.
발주서(PO)
매수인의 확약입니다. ERP에서 발행된 번호가 매겨진 서류로, 제품, 수량, 가격, 인코텀즈, 결제조건, 인도일, 배송지 및 청구지, 필요 서류, 흔히 프리타임을 담습니다. 공급업체가 서명해 반송하거나 승인하면, 그 주문의 계약이 됩니다.
| 구매요청(Requisition) | 견적(Quotation) | 발주서(PO) | |
|---|---|---|---|
| 소유자 | 계획팀 / 요청자 | 공급업체 | 구매팀 |
| 공급업체 발송 여부 | 아니요 | 공급업체로부터 | 예 |
| 구속력 | 아니요 | 제안(Offer) | 수락 시 있음 |
| 번호 | 내부용 | 공급업체 발행 | ERP 발주번호 |
| 흔한 실패 | 시트에 묻혀 잊힘 | 인코텀즈가 달라 잘못 비교됨 | 늦게 발행됨; 변경사항 미서명 |
그 간격이 중요한 이유
구매요청과 발주서 사이의 몇 주 동안 샘플은 QA를 기다리고, 견적은 비교를 기다리고, 공급업체는 결정을 기다립니다. 대부분의 툴은 발주서만 추적하므로 이 기간은 발주서가 늦어질 때까지 보이지 않습니다. 샘플과 견적을 첫 단계로 삼아 주문이 구매요청부터 시작한다고 보면, 아직 고칠 수 있을 때 지연이 드러납니다.
Pacifica에서는 구매 프로젝트가 구매요청들을 담습니다. 각 라인은 필요일, 목표 가격, 예상 공급업체, 해당 제품에 필요한 인증을 보여주는 자체 페이지를 가진 구매요청 레코드가 됩니다. “주문 생성”을 누르면 견적 단계의 주문으로 전환되고, ERP가 발주번호를 생성하면 그 번호가 자동으로 붙습니다.
질문
구매요청서는 법적 구속력이 있나요?
아닙니다. 내부 요청서입니다. 공급업체가 승낙한 발주서가 구속력 있는 문서입니다.
발주서가 없어도 주문이 존재할 수 있나요?
가능합니다. 샘플과 견적은 발주서 발행 전 몇 주에서 몇 달이 걸리는 경우가 많습니다. 그 시점부터 주문을 추적하면 이력과 지연이 계속 보이게 됩니다.
발주서는 누가 작성하나요?
대개 구매팀이 견적이 합의되고 내부 승인이 완료된 후 ERP에서 작성합니다.