Requisición, cotización, orden de compra: tres documentos, una intención.
La requisición dice que lo necesitamos. La orden de compra dice que lo compramos. Todo lo que importa ocurre en medio.
En resumen. Una requisición es el plan interno de compra; una orden de compra es el compromiso con un proveedor. Qué contiene cada una, quién es su responsable, y por qué seguir la brecha entre ambas (cotizaciones, muestras) es donde se esconden la mayoría de los retrasos.
Solicitud de compra
Un registro interno: una planta o un planificador indica qué se necesita, cuánto, para cuándo y aproximadamente a qué precio. No se envía a un proveedor. Existe para que compras sepa qué abastecer y finanzas sepa qué viene. En muchas empresas vive en el ERP; en muchas otras, en una hoja de cálculo o en un correo de planificación.
Cotización
La respuesta del proveedor: precio, moneda, unidad, incoterm, condiciones de pago, validez. La negociación ocurre aquí. En productos o proveedores nuevos, una muestra y un certificado de análisis suelen precederla o acompañarla.
Orden de compra
El compromiso del comprador: un documento numerado del ERP con producto, cantidad, precio, incoterm, condiciones de pago, fecha de entrega, destino de envío y de facturación, documentos requeridos y a menudo tiempo libre. Una vez que el proveedor la firma de vuelta —o la reconoce—, es el contrato de ese pedido.
| Requisición | Cotización | Orden de compra | |
|---|---|---|---|
| Responsable | Planificación / solicitante | Proveedor | Compras |
| Enviada al proveedor | No | Del proveedor | Sí |
| Vinculante | No | Oferta | Sí, una vez aceptada |
| Número | Interno | Del proveedor | Número de orden de compra del ERP |
| Fallo típico | Olvidada en una hoja | Comparadas mal entre incoterms | Emitida tarde; cambios sin firmar |
Por qué importa la brecha
Las semanas entre la requisición y la orden de compra son donde las muestras esperan a control de calidad, las cotizaciones esperan comparación y los proveedores esperan una decisión. La mayoría de las herramientas solo siguen las órdenes de compra, por lo que este período es invisible hasta que la orden de compra se retrasa. Tratar el pedido como si empezara en la requisición —con la muestra y la cotización como sus primeras etapas— hace visible el retraso mientras todavía se puede corregir.
En Pacifica, un proyecto de compras contiene requisiciones; cada línea se convierte en un registro de requisición con su propia página, mostrando la fecha límite de necesidad, el precio objetivo, el proveedor probable y las certificaciones que requiere el producto. “Realizar pedido” lo convierte en un pedido en la etapa de Cotización; el número de orden de compra se adjunta solo cuando el ERP lo crea.
Preguntas
¿Es una requisición de compra jurídicamente vinculante?
No. Es una solicitud interna. La orden de compra, una vez aceptada por el proveedor, es el documento vinculante.
¿Puede existir un pedido antes de una orden de compra?
Sí. Las muestras y las cotizaciones a menudo tardan semanas o meses antes de emitirse una orden de compra. Seguir el pedido desde ese punto mantiene visible el historial y los retrasos.
¿Quién crea la orden de compra?
Compras, normalmente en el ERP, después de acordar la cotización y de cualquier aprobación interna necesaria.
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