購買依頼書、見積書、発注書:3つの書類、1つの意図。
購買依頼書は「必要である」ことを示し、発注書は「購入した」ことを示します。重要なことはすべてその間に起こります。
要点。購買依頼書は購入に向けた社内計画であり、発注書はサプライヤーへの発注確定です。それぞれの内容、所有者、そして両者の間(見積、サンプル)を追跡することがなぜ重要かを解説します。多くの遅延はこの期間に隠れています。
購買申請
社内記録:工場または計画担当者が、何を、どれだけ、いつまでに、おおよそいくらで必要かを示します。サプライヤーには送付されません。調達部門が何を調達すべきかを把握し、財務部門が今後の支出を把握するために存在します。多くの企業ではERPで管理され、他の企業ではスプレッドシートや計画部門からのメールで管理されています。
見積
サプライヤーからの回答:価格、通貨、単位、インコタームズ、支払条件、有効期限。交渉はここで行われます。新規製品や新規サプライヤーの場合、通常サンプルと成分分析証明書がこれに先行または付随します。
発注書
買主のコミットメント:ERPで発行される番号付き書類で、製品、数量、価格、インコタームズ、支払条件、納期、船積先・請求先、必要書類、多くの場合フリータイムも記載されます。サプライヤーが署名して返送――または確認――した時点で、その注文の契約となります。
| 購買依頼書 | 見積 | 発注書 | |
|---|---|---|---|
| 所有者 | 計画部門/依頼者 | サプライヤー | 調達部門 |
| サプライヤーへの送付 | 非対応 | サプライヤーからの回答 | 対応 |
| 拘束力 | 非対応 | 申し込み | 承諾されれば拘束力あり |
| 番号 | 社内番号 | サプライヤーの番号 | ERP発注番号 |
| 典型的な失敗 | シートの中で忘れられる | インコタームズをまたいだ比較が不適切 | 発行が遅れる、変更が未署名のまま |
なぜこの間隔が重要か
購買依頼書から発注書までの数週間は、サンプルがQAを待ち、見積もりが比較を待ち、サプライヤーが決定を待つ期間です。多くのツールは発注書のみを追跡するため、この期間は発注書が遅れるまで見えません。注文をこの依頼段階から始まるものとして扱い、サンプルと見積もりを最初のステージとすることで、まだ手を打てるうちに遅延を可視化できます。
Pacificaでは調達プロジェクトが購買依頼を保持し、各行が独自のページを持つ依頼レコードとなり、必要納期、目標価格、有力サプライヤー、その製品に必要な認証が表示されます。「発注する」を選択すると見積もりステージの注文に変わり、ERPが発注書を作成すると発注番号が自動的に紐づきます。
よくある質問
購買依頼書に法的拘束力はありますか?
ありません。社内の依頼にすぎません。サプライヤーに承諾された発注書が、拘束力を持つ書類となります。
発注書が発行される前から注文は存在し得ますか?
存在し得ます。サンプルと見積もりは発注書発行前に数週間から数ヶ月かかることが多くあります。その時点から注文を追跡することで、履歴と遅延を可視化できます。
発注書は誰が作成しますか?
通常はERP上で調達部門が、見積もりの合意と社内承認を経て作成します。