申购单、报价单、采购订单：三份单证，一个目的。
申购单说明“我们需要它”。采购订单说明“我们已经买下它”。真正重要的事情，都发生在两者之间。
简而言之。申购单是内部的采购计划；采购订单是对供应商的承诺。两者各自包含什么内容、由谁负责，以及为何跟踪两者之间的间隔（报价、样品）正是大多数延误隐藏的地方。
采购申请
一份内部记录：工厂或计划人员说明需要什么、需要多少、何时需要，以及大致的预期价格。它不会发给供应商。它的作用是让采购部门知道要采购什么，让财务部门知道即将发生什么支出。在许多公司中，它存在于ERP系统里；在另一些公司中，它存在于表格或计划部门的邮件中。
报价
供应商的回复：价格、货币、单位、贸易术语、付款条款、有效期。谈判就发生在这一阶段。对于新产品或新供应商，样品和检验报告通常会先于或伴随报价出现。
采购订单
买方的承诺：一份带编号的ERP单据，注明产品、数量、价格、贸易术语、付款条款、交货日期、发货地和开票对象、所需单证，通常还包括免箱期。一旦供应商签回——或确认接受——它就成为该订单的合同。
| 申购单 | 报价 | 采购订单 | |
|---|---|---|---|
| 归属方 | 计划部门/申请人 | 供应商 | 采购部门 |
| 是否发给供应商 | 否 | 供应商发出 | 是 |
| 是否具有约束力 | 否 | 要约 | 接受后具有约束力 |
| 编号 | 内部编号 | 供应商自定编号 | ERP采购订单号 |
| 常见问题 | 被遗忘在表格里 | 跨贸易术语比较不当 | 签发过晚；变更未经签字确认 |
为何这段间隔很重要
在申购单和采购订单之间的这几周里，样品在等待质检、报价在等待比较、供应商在等待决定。大多数工具只跟踪采购订单，因此这段时期是不可见的，直到采购订单本身已经延误。将订单视为从申购单阶段就已开始——把样品和报价作为其最初的几个阶段——就能在延误仍可挽回时使其显现出来。
在Pacifica中，一个采购项目会包含各条申购单；每一行会生成一条带有独立页面的申购记录，显示需求日期、目标价格、意向供应商以及该产品所需的认证。点击“下单”即可将其转为处于“报价”阶段的订单；一旦ERP生成采购订单号，该编号会自动关联进来。
常见问题
申购单在法律上具有约束力吗？
没有。它只是一份内部请求。采购订单一旦被供应商接受，才是具有约束力的文件。
订单可以在采购订单生成之前就存在吗？
可以。样品和报价往往要经过数周甚至数月，采购订单才会最终签发。从这个阶段就开始跟踪订单，能让整个历程和延误始终清晰可见。
谁来创建采购订单？
通常由采购部门在报价达成一致并完成任何内部审批后，在ERP中创建。