가이드
신규 공급업체 온보딩: 무엇을 한 번에 수집할 것인가.
첫 발주서 전에 모든 것을 요청하세요. 그 다음에는 다시 요청할 필요가 없습니다 — 스스로 갱신되기 때문입니다.
요약. 신규 원료 공급업체로부터 수집해야 할 정보와 서류 — 회사 정보, 담당자, 은행 정보, 시설 및 제품 인증, 규격서, 샘플, 조건 — 그리고 이를 최신 상태로 유지하는 방법을 설명합니다.
회사 및 담당자
- 법인명 및 주소(현지어 명칭이 있는 경우 함께), 사업자등록번호, 웹사이트.
- 역할별 담당자: 영업, 서류, 물류, 재무 — Pacifica가 서류를 파일링하는 방식이므로 실제로 서류를 보낼 이메일 주소와 함께.
- 원산지국이 요구하는 경우 수출식품생산기업 등록(예: 중국).
은행 및 결제
- 은행명, 계좌명, 계좌번호/IBAN, SWIFT, 중개은행(있는 경우) — 레터헤드에, 그리고 송장 사기를 막기 위해 별도 채널(전화 또는 화상통화)로 재확인.
- 수용 가능한 결제 방법 및 선호 조건(T/T 분할, L/C, D/P).
시설 인증
- 범위, 발급기관, 번호, 만료일이 포함된 HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 또는 BRCGS 인증서.
- 미국으로 물품이 가는 경우 FDA 시설 등록.
- 이용 가능한 최근 제3자 심사보고서.
제품 인증 및 규격
- 구매하는 제품을 명시한 할랄, 코셔, 유기농, 비유전자변형(Non-GMO) 인증서.
- 제품별 규격서; 알레르겐 표기; 유통기한; 포장 규격.
- 샘플 및 해당 샘플 로트의 품질분석증명서.
물류
- 가장 가까운 선적항, 주로 사용하는 선사나 포워더, PO에서 ETD까지의 통상 리드타임, 사용하는 컨테이너 종류, 파렛트 및 카톤 구성.
- 발급 가능한 필수 수출서류 및 CO와 위생증명서 발급자.
최신 상태 유지
인증서는 매년 또는 3년마다 만료되고, 담당자는 바뀌며, 은행 정보는 사기의 표적입니다. 모든 인증서에 90/60/30일 전 알림을 설정하고, 변경이 있을 때마다 은행 정보를 별도 채널로 재확인하며, 모든 서류를 만료일과 함께 보관하세요.
Pacifica는 이 체크리스트를 이메일 설문지로 발송하고, 공급업체가 첨부파일로 답변하면 각 항목을 분류해 만료일과 함께 공급업체 아래에 파일링하며, 무엇이든 만료되기 전에 알림을 보냅니다.
질문
공급업체 온보딩에는 얼마나 걸리나요?
설문지와 협조적인 공급업체가 있으면 일주일이며, 가장 오래 걸리는 부분은 대개 샘플과 COA, 그다음이 필요 시 제3자 심사입니다.
제3자 심사가 필요한가요?
위험도와 고객 요구사항에 따라 다릅니다. 많은 바이어는 위험도가 낮은 원료에 대해 GFSI 벤치마크 인증서(FSSC 22000, BRCGS)와 심사보고서를 자체 심사 대신 수용합니다.
은행 정보는 어떻게 검증하나요?
이메일에 적힌 번호가 아니라 공급업체의 알려진 번호로 전화해 확인하세요. 변경이 있을 때마다 반복하세요. 대부분의 송장 사기는 이메일 속 은행 계좌 변경입니다.