指南
新供应商入驻：一次性收集所需资料。
在首张采购订单之前收集齐全所有资料；此后无需再问，因为它们会自行更新。
简而言之。从新原料供应商处需要收集的信息和文件——公司信息、联系人、银行信息、工厂和产品认证、规格、样品、条款——以及如何保持这些信息始终最新。
公司与联系人
- 法定名称和地址（如有当地语言名称，一并提供）、注册号、网站。
- 按角色划分的联系人：销售、单证、物流、财务——并提供实际会用于发送单证的邮箱地址，因为Pacifica正是据此归档。
- 原产国要求的出口企业备案（例如中国）。
银行与付款
- 银行名称、账户名、账号/IBAN、SWIFT代码、如有中间行也需提供——须以抬头信纸形式提供，并通过第二渠道（电话或视频）确认，以防发票欺诈。
- 接受的付款方式及优先条款（T/T分期、L/C、D/P）。
工厂认证
- HACCP、ISO 22000、FSSC 22000或BRCGS证书，注明范围、签发方、编号、有效期。
- 如货物销往美国，需提供FDA工厂注册信息。
- 最新的第三方审核报告（如有）。
产品认证与规格
- 列明你所采购产品的清真、犹太洁食、有机、非转基因证书。
- 每款产品的规格表；致敏原声明；保质期；包装规格。
- 样品及该批样品的检验报告。
物流
- 最近的装货港、常用船公司或货代、从下单到预计开船日的一般提前期、使用的集装箱类型、托盘和纸箱配置。
- 其可签发的出口所需单证，以及由谁签发原产地证和卫生证书。
保持资料最新
证书通常每年或每三年到期一次；联系人会变动；银行信息是欺诈的重点目标。请为每份证书设置90/60/30天的提醒，任何变更都要通过第二渠道重新确认银行信息，并保存每份文件及其有效期。
Pacifica会以邮件问卷的形式发送此清单；供应商附上附件回复；每一项都会被自动分类，归档到该供应商名下并记录有效期，并在任何一项即将失效前发出提醒。
常见问题
供应商入驻通常需要多长时间？
如果问卷设计得当且供应商配合，一周即可完成；耗时最长的通常是样品和检验报告，其次是你要求的任何第三方审核。
我们需要第三方审核吗？
取决于风险等级和客户要求。对于风险较低的原料，许多买家可接受供应商提供获GFSI基准认可的证书（FSSC 22000、BRCGS）及其审核报告，以此代替自行审核。
我们如何核实银行信息？
拨打供应商一个已知的号码——而非邮件中提供的号码——进行确认。每次变更都要重复这一步骤。大多数发票欺诈都是通过邮件更改银行账户实施的。