ガイド
新規サプライヤーのオンボーディング:一度で集めるべきもの。
初回発注前にすべてを依頼し、その後は二度と聞かないようにしましょう――情報は自動的に更新されるからです。
要点。新規原材料サプライヤーから収集すべき情報・書類――会社情報、連絡先、銀行情報、施設・製品認証、規格書、サンプル、条件――と、それらを最新の状態に保つ方法を解説します。
会社情報と連絡先
- 正式名称と住所(現地語名がある場合はそれも)、登録番号、ウェブサイト。
- 役割別の連絡先:営業、書類、物流、財務――実際に書類を送信するメールアドレスを含めてください。それがPacificaによる自動振り分けの基準となるためです。
- 原産国が要求する場合の輸出施設登録(例:中国の輸出食品生産企業備案)。
銀行・支払情報
- 銀行名、口座名義、口座番号/IBAN、SWIFTコード、中継銀行(該当する場合)――レターヘッド付きで提供を受け、別の手段(電話またはビデオ通話)で二重確認してください。送り状詐欺を防ぐためです。
- 対応可能な支払方法と希望条件(T/T分割払い、L/C、D/Pなど)。
施設認証
- HACCP、ISO 22000、FSSC 22000またはBRCGS認証(適用範囲、発行者、番号、有効期限を含む)。
- 米国向け貨物の場合はFDA施設登録。
- 入手可能であれば最新の第三者監査報告書。
製品認証と規格書
- 購入予定製品を記載したハラール、コーシャ、オーガニック、非遺伝子組み換え(Non-GMO)証明書。
- 製品ごとの規格書、アレルゲン表示、賞味期限、包装仕様。
- サンプルおよびそのロットの成分分析証明書。
物流
- 最寄りの積港、通常利用する船会社・フォワーダー、発注からETDまでの標準リードタイム、使用するコンテナタイプ、パレット・カートン構成。
- 発行可能な必要輸出書類、およびCOと衛生証明書の発行者。
常に最新に保つ
証明書は年1回または3年ごとに失効し、連絡先は変わり、銀行情報は詐欺の標的になります。すべての証明書について90/60/30日前にリマインダーを設定し、銀行情報の変更があるたびに別の手段で再確認し、すべての書類を有効期限とともに保管してください。
Pacificaはこのチェックリストを質問票としてメールで送信し、サプライヤーは添付ファイルつきで返信します。各項目は分類され、サプライヤーごとに有効期限とともに保存され、期限切れ前にリマインダーが送信されます。
よくある質問
サプライヤーのオンボーディングにはどのくらい時間がかかりますか?
質問票を使い、サプライヤーの対応が早ければ1週間程度です。最も時間がかかるのは通常サンプルとCOA、次いで必要な場合の第三者監査です。
第三者監査は必要ですか?
リスクと顧客要件によります。多くのバイヤーは、リスクの低い原材料についてはGFSIベンチマーク認証(FSSC 22000、BRCGS)とその監査報告書を、自社監査の代わりとして受け入れています。
銀行情報はどう確認すればよいですか?
サプライヤーの既知の電話番号――メールに記載された番号ではなく――に電話をかけて確認してください。変更があるたびに繰り返してください。送り状詐欺の多くはメールで銀行口座が変更されるケースです。