Incorporación de un nuevo proveedor: qué recopilar, una sola vez.
Pide todo antes de la primera orden de compra; luego no vuelvas a pedirlo, porque se renueva solo.
En resumen. La información y los documentos que hay que recopilar de un nuevo proveedor de ingredientes —empresa, contactos, datos bancarios, certificaciones de instalación y de producto, especificaciones, muestras, condiciones— y cómo mantenerlos actualizados.
Empresa y contactos
- Razón social y dirección (con el nombre en el idioma local cuando exista), número de registro, sitio web.
- Contactos por función: ventas, documentos, logística, finanzas —con las direcciones de correo que realmente enviarán los documentos, porque así es como Pacifica los archiva.
- Registro de establecimiento exportador cuando el país de origen lo exija (p. ej., China).
Banco y pago
- Nombre del banco, nombre de la cuenta, número de cuenta / IBAN, SWIFT, banco intermediario si lo hay —en papel membretado, confirmado por un segundo canal (llamada o videollamada) para prevenir el fraude de facturas.
- Métodos de pago aceptados y condiciones preferidas (reparto T/T, L/C, D/P).
Certificaciones de instalación
- Certificado HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 o BRCGS con alcance, emisor, número y caducidad.
- Registro de instalación ante la FDA si la mercancía va a EE. UU.
- Último informe de auditoría externa disponible.
Certificaciones de producto y especificaciones
- Certificados Halal, Kosher, Orgánico, Non-GMO que enumeren los productos que compras.
- Ficha de especificación por producto; declaración de alérgenos; vida útil; especificación de envase.
- Muestra y certificado de análisis del lote de muestra.
Logística
- Puerto de carga más cercano, transitarios o navieras habituales, plazo típico desde la orden de compra hasta la ETD, tipos de contenedor usados, configuración de palés y cajas.
- Documentos de exportación que pueden emitir y quién emite el certificado de origen y el certificado sanitario.
Mantenerlo actualizado
Los certificados caducan cada uno o cada tres años; los contactos cambian; los datos bancarios son objetivo de fraude. Configura recordatorios a 90/60/30 días en cada certificado, reconfirma los datos bancarios por un segundo canal ante cualquier cambio, y guarda cada documento con su caducidad.
Pacifica envía esta lista de verificación como cuestionario por correo; el proveedor responde con adjuntos; cada elemento se clasifica, se archiva bajo el proveedor con su caducidad, y se envían recordatorios antes de que nada caduque.
Preguntas
¿Cuánto dura la incorporación de un proveedor?
Con un cuestionario y un proveedor que responde con rapidez, una semana; el cuello de botella suele ser la muestra y el COA, y después cualquier auditoría externa que exijas.
¿Necesitamos una auditoría externa?
Depende del riesgo y de los requisitos de tus clientes. Muchos compradores aceptan un certificado referenciado por GFSI (FSSC 22000, BRCGS) con el informe de auditoría en lugar de su propia auditoría para ingredientes de menor riesgo.
¿Cómo verificamos los datos bancarios?
Llama a un número conocido del proveedor —no a uno del correo— y confírmalos. Repítelo en cada cambio. La mayoría del fraude de facturas es una cuenta bancaria cambiada en un correo.
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