Catorce etapas, un pedido.
La mayoría de las herramientas hacen seguimiento de una orden de compra. Un pedido empieza antes de la orden de compra y termina después del pago.
En resumen. Un ciclo de vida completo para una compra transfronteriza —Muestra, Cotización, Orden de Compra, Producción, Despacho de Exportación, Salida, Documentos de Embarque, Llegada a Puerto, Despacho de Importación, Mercancía Recibida, Factura, Pago, Inspección, Feedback— con lo que significa cada etapa y los datos que conlleva.
| # | Etapa | Significa | A quién le toca | Datos / documentos |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Muestra | Muestra solicitada, enviada, probada, aprobada o rechazada | Ambos | Cantidad, COA, fotos |
| 2 | Cotización | Oferta de precio del proveedor y negociación | Ambos | Precio, divisa, unidad, incoterm, condiciones de pago |
| 3 | Orden de Compra | Orden de compra emitida y devuelta firmada | Proveedor | Número y documento de la orden de compra; de ahí se leen el tiempo libre y los documentos requeridos |
| 4 | Producción | Mercancía en fabricación y empaquetado | Proveedor | Fecha de disponibilidad planificada; puerta del anticipo T/T |
| 5 | Despacho de Exportación | Aduana de exportación e inspección en origen | Proveedor | Resultado de la declaración / inspección |
| 6 | Salida | El buque, avión o camión ha salido | Proveedor | ETD, naviera, contenedor / B/L / seguimiento |
| 7 | Documentos de Embarque | Juego original completo y enviado (o al banco bajo L/C, D/P) | Proveedor | B/L, factura, lista de empaque, CO, certificado sanitario, COA, seguro — con vencimiento en la ETD |
| 8 | Llegada a Puerto | Buque en el puerto de destino; empieza el tiempo libre | Naviera | Aviso de llegada |
| 9 | Despacho de Importación | Aduana en destino | Comprador o agente | Cuenta atrás del tiempo libre; ámbar a 4 días |
| 10 | Mercancía Recibida | Mercancía en el almacén | Comprador | Recepción de mercancía desde el ERP, desviación, fotos |
| 11 | Factura | Factura recibida y en proceso | Proveedor | Factura; vocabulario de estado |
| 12 | Pago | Hitos pagados | — | Por hito; referencia de la remesa |
| 13 | Inspección | El control de calidad del comprador inspecciona el lote | Comprador | Aprobado / incidencia detectada |
| 14 | Feedback | Resultado compartido; el pedido se cierra | Comprador | Sin incidencias, o una reclamación y una nota de crédito |
Los pedidos domésticos usan un conjunto más corto
Muestra → Cotización → Orden de Compra → Producción → Despachado → Mercancía Recibida → Factura → Pago → Inspección → Feedback. Sin despacho de exportación ni de importación, sin juego de documentos de embarque; un albarán de entrega lo sustituye. El conjunto sigue al tipo de operación: cuando el proveedor y la dirección de entrega están en el mismo territorio aduanero, el pedido es doméstico.
Las etapas se infieren, no se teclean
Una orden de compra en el ERP significa Orden de Compra. Un B/L o un número de seguimiento significa Salida. Una llegada de la naviera significa Llegada a Puerto. Una recepción de mercancía significa Mercancía Recibida. Una factura registrada significa Factura. Cada movimiento se basa en evidencias, queda registrado, y puede corregirse a mano —con el nombre de la etapa idéntico en todos los lugares donde aparece.
Este es el conjunto de etapas por defecto en Pacifica. Los compradores pueden renombrar, añadir, eliminar y reordenar etapas en Ajustes; el tablero, la página del pedido, las notificaciones y el asistente usan todos los mismos nombres.
Preguntas
¿Por qué el pedido empieza antes de la orden de compra?
Porque el trabajo también empieza antes: las muestras y las cotizaciones pueden llevar meses, y el número de la orden de compra no existe hasta que el ERP lo crea. Nombrar los pedidos solo por su orden de compra pierde ese historial.
¿Por qué los Documentos de Embarque vencen en la ETD y no en la ETA?
Porque en rutas cortas (China–Japón son de 3 a 5 días) el buque llega antes que los originales enviados por mensajería; los documentos que salen con el buque quedan listos para el despacho a su llegada.
¿Por qué la Inspección va después del Pago?
El pago suele seguir condiciones ligadas a la fecha del B/L, mientras que la inspección de calidad ocurre después de la recepción; el pedido permanece abierto hasta que se inspecciona el lote y se da el feedback.
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