14のステージ、そして1つの注文。
多くのツールが追跡するのは発注書だけです。しかし注文は、発注書が発行される前から始まり、支払いが完了した後も続きます。
要点。国境を越える購買取引の完全なライフサイクルです。サンプル、見積、発注書、生産、輸出通関、出発、船積書類、入港、輸入通関、検収、請求書、支払い、検査、フィードバックという各ステージの意味と、それぞれが持つデータをご紹介します。
| # | ステージ | 意味 | 次のアクション担当 | データ・書類 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | サンプル | サンプルが依頼、送付、検査され、承認または却下される | 双方 | 数量、COA、写真 |
| 2 | 見積 | サプライヤーからの価格提示と交渉 | 双方 | 価格、通貨、単位、インコタームズ、支払条件 |
| 3 | 発注書 | 発注書が発行され、サプライヤーが確認・返送する | サプライヤー | 発注書番号と書類。ここからフリータイムと必要書類が読み取られる |
| 4 | 生産 | 商品が製造・梱包される | サプライヤー | 生産完了予定日、T/T前払いのゲート条件 |
| 5 | 輸出通関 | 原産国での輸出通関と検査 | サプライヤー | 申告書・検査結果 |
| 6 | 出発 | 船・飛行機・トラックが出発する | サプライヤー | ETD、キャリア、コンテナ番号/B/L/追跡情報 |
| 7 | 船積書類 | オリジナル書類一式が揃い、送付される(L/C・D/Pの場合は銀行へ) | サプライヤー | B/L、インボイス、パッキングリスト、原産地証明書、衛生証明書、COA、保険証券 — ETDまでに準備 |
| 8 | 入港 | 船が仕向港に到着し、フリータイムが開始する | キャリア | アライバルノーティス |
| 9 | 輸入通関 | 仕向地での通関 | 買い手または通関業者 | フリータイムのカウントダウン。残り4日で警告表示 |
| 10 | 検収 | 商品が倉庫に到着する | 買い手 | ERPからの検収データ、差異、写真 |
| 11 | 請求書 | 請求書を受領し、処理する | サプライヤー | 請求書、ステータス表記 |
| 12 | 支払い | マイルストーンごとの支払いが完了する | — | マイルストーンごとの記録、送金参照番号 |
| 13 | 検査 | 買い手側の品質保証部門がロットを検査する | 買い手 | 合格/問題あり |
| 14 | フィードバック | 結果が共有され、注文が完了する | 買い手 | 問題なし、またはクレームとクレジットノート |
国内注文では、より短いステージセットを使用
サンプル → 見積 → 発注書 → 生産 → 出荷 → 検収 → 請求書 → 支払い → 検査 → フィードバック。輸出入通関や船積書類一式はなく、代わりに納品書が使われます。このステージセットは取引の実態に応じて決まります。サプライヤーと納品先が同一の関税地域内にある場合、その注文は国内注文として扱われます。
ステージは自動判定され、手入力ではありません
ERP上の発注書があれば「発注書」ステージ、B/Lまたは追跡番号があれば「出発」ステージ、キャリアの到着情報があれば「入港」ステージ、検収データがあれば「検収」ステージ、請求書の計上があれば「請求書」ステージと判定されます。各遷移は証跡に基づいて記録され、手動で修正することも可能です。ステージ名はどこに表示されても常に同一です。
これはPacificaの標準ステージセットです。買い手は設定画面でステージの名称変更、追加、削除、並べ替えが可能で、ボード、注文ページ、通知、アシスタントはすべて同じ名称を使用します。
よくある質問
なぜ注文は発注書の発行前から始まるのですか?
実際の業務がそこから始まるからです。サンプルや見積のやり取りには数か月かかることもあり、発注書番号はERPで発行されるまで存在しません。発注書のみで注文を管理すると、その経緯が失われてしまいます。
なぜ船積書類の期限はETAではなくETDなのですか?
航路が短い場合(中国-日本は3〜5日)、船が宅配便で送られるオリジナル書類より先に到着してしまうためです。船と一緒に送付された書類であれば、到着時にそのまま通関できます。
なぜ検査は支払いの後になるのですか?
支払いは多くの場合B/L発行日に紐づく条件に従って行われる一方、品質検査は受領後に行われるためです。注文は、ロットが検査され、フィードバックが行われるまでオープンのままとなります。