Un cuestionario para proveedores que los proveedores realmente responderán.
Doce elementos, cada uno respondible con un adjunto o una línea. Los formularios largos no se rellenan.
En resumen. Un cuestionario breve y completo para enviar a proveedores nuevos o existentes: empresa, contactos, banco, certificaciones, especificaciones, logística, condiciones. Cópialo en un correo o envíalo desde Pacifica.
Los doce elementos
| # | Pedir | Formato |
|---|---|---|
| 1 | Datos de la empresa: razón social, dirección, número de registro | Una línea cada uno |
| 2 | Contactos por función: ventas, documentos, logística, finanzas (nombre, correo, teléfono) | Una línea cada uno |
| 3 | Datos bancarios en papel membretado | |
| 4 | Certificado de seguridad alimentaria de la instalación (HACCP / ISO 22000 / FSSC 22000 / BRCGS) | PDF, con caducidad |
| 5 | Registro de establecimiento exportador o registro ante la FDA, si corresponde | PDF o número |
| 6 | Certificados de producto de los productos que compramos (Halal / Kosher / Orgánico / Non-GMO) | PDF por certificado |
| 7 | Ficha de especificación por producto | |
| 8 | Declaración de alérgenos y vida útil | Una línea cada uno, o en la ficha |
| 9 | Muestra y certificado de análisis del lote de muestra | Mensajería + PDF |
| 10 | Puerto de carga, transitario / naviera habitual, plazo desde orden de compra hasta ETD | Una línea cada uno |
| 11 | Documentos que puede emitir por envío (CO, certificado sanitario, fitosanitario, seguro) | Lista de verificación |
| 12 | Métodos de pago aceptados y condiciones preferidas | Una línea |
Cómo enviarlo
Como un solo correo con los doce elementos numerados, pidiendo respuestas con adjuntos; no como un formulario en un portal en el que el proveedor tenga que registrarse. Haz seguimiento solo de los elementos que faltan, por número. Espera la respuesta en una semana; la muestra tarda más.
Qué hacer con las respuestas
Archiva cada adjunto bajo el proveedor con su fecha de caducidad. Introduce las direcciones de correo de los contactos en tu sistema, porque así es como los futuros correos del proveedor se vinculan a los pedidos. Compara la especificación y el COA de la muestra antes de la primera orden de compra.
Pacifica envía este cuestionario desde tu propia dirección, archiva cada respuesta contra el elemento correcto, marca la lista de verificación a medida que llegan los adjuntos, y establece recordatorios de caducidad en los certificados automáticamente: la animación en la página de inicio es esta función.
Preguntas
¿Debería el cuestionario estar en el idioma del proveedor?
Idealmente sí. Pacifica lo envía en el idioma del proveedor con el original a un toque de distancia; a mano, envíalo bilingüe.
¿Con qué frecuencia debería repetirse?
Nunca por completo. Cada elemento se renueva en su propio ciclo: los certificados al caducar, los datos bancarios al cambiar, los contactos a medida que las personas cambian.
¿Y la capacidad, el historial de precios, las referencias?
Útiles para la cualificación, pero no pertenecen al cuestionario de incorporación; pregúntalo en la conversación, no en la lista de verificación.
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