ガイド
サンプル承認:すべての前段階。
サンプルが不適合であれば、注文の他の要素はすべて意味を持ちません。ここでは、その工程を短く保つ方法を解説します。
要点。新規原材料・新規サプライヤーのサンプル承認をバイヤーがどう進めるか――依頼、COA、検査、官能・実使用テスト、承認記録――そしてサンプルが初回発注書と船積みCOAにどうつながるかを解説します。
手順
- 依頼。製品、グレード、数量、包装、および照合する規格を明記します。サンプルとあわせてそのロットのCOAを依頼してください。
- 受領と記録。ロット番号、受領日、状態、サプライヤーのCOAを記録します。
- 検査。自社または第三者機関により規格と照合します:物理的特性(メッシュ、水分、色)、化学的特性、微生物、汚染物質、該当するアレルゲンなど。
- 試験使用。必要に応じて自社製品での官能評価・実使用テスト(風味、溶解性、工程での挙動)を行います。
- 判定と記録。承認、条件付き承認、または不合格――理由、担当者、日付、参照ロットとともに記録します。承認済みサンプルのCOAは、以降の船積みCOAのベンチマークとなります。
よくある遅延要因
COAなしで送られたサンプル、生産QAの後回しにされた検査、生産枠を待つ試験、結果がサプライヤーに伝えられていないこと。いずれも誰も追跡していない待機工程です――だからこそサンプルは単なるメモではなく、担当者(誰の対応待ちか)を持つステージであるべきです。
サンプルと船積みの紐づけ
承認済みロットのCOAを規格書のそばに保管してください。初回船積みのCOAが届いたら両者を比較し、受領時には自社の検査結果とも比較します。3つの書類を1ページにまとめておけば、トラブル対応も短時間で済みます。
Pacificaでは、発注書が発行される前のサンプルステージから注文を開始できます。サンプル依頼、COA、QA結果がそこに保存され、承認により注文は見積もりステージへ進みます。その後数ヶ月後の船積みCOAと検査結果も同じページに記録されます。
よくある質問
サンプルはどのくらいの量を依頼すべきですか?
粉末製品であれば検査と試験使用を合わせて通常200g〜2kg程度、パイロットスケールでの試験にはさらに多く必要です。一貫性が重要な場合は2ロット依頼してください。
サンプルは量産品とラボバッチのどちらから採取すべきですか?
できれば量産品――船積み予定のロットまたはそれに相当するもの――からが望ましいです。ラボバッチは実際の量産品と異なる場合があります。
サンプルの費用は誰が負担しますか?
少量サンプルは通常サプライヤーが負担し、輸送費や大量の試験サンプルは買主が負担することが多いです。事前に合意してください。